Vezetés válsághelyzetben – irányítsd az idődet!

Nicki Rowland a “COVID idő” veszélyeiről beszél, és arról, miért olyan fontos, hogy kézbe vegyük a napunk irányítását.

Csak elképzelni tudom, hogy ha megkérdezném: “Van mindenre időd egy nap?”, 95% azt mondaná: “Nincs!”.

Nem vagyok biztos benne, hogy önökkel mi a helyzet, de a COVID time úgy tűnik, hogy megduplázta a tempót. Úgy tűnik, hogy az én világomban mindig péntek van, amikor még mindig rengeteg munka vár rám, amit végül átviszek a következő hétre. Gyakran érzem, hogy a “túlterheltség” nagy, fekete lyuka magába szippant.

Ez elgondolkodtatott, hogy mit tehetnék azért, hogy javítsam az időbeosztásomat, és lehetővé tegyem számomra, hogy az összes határidőt a tervek szerint teljesítsem. Azonosítottam 10 olyan buktatót, amelyek megbuktatnak (nem mindegyik kell, hogy egyszerre jelen legyen), és megtaláltam a módját, hogyan lehet leküzdeni őket.

Ezeket szerettem volna megosztani veletek, abban a reményben, hogy nektek is segítenek. Talán ellentmondásosnak tűnhet, hogy értékes időt szánsz az időgazdálkodás megismerésére, ahelyett, hogy a munkáddal foglalkoznál, de az előnyök óriásiak, ahogy én is rájöttem.

Nem vezetünk tennivalólistát

Szánsz időt arra, hogy megtervezd a napodat és az előtted álló hetet? Ha nem, akkor komolyan el kellene gondolkodnia ezen.

Olyan könnyű hagyni, hogy a dolgok kicsússzanak a kezünkből, ha nem írjuk le őket. A varázslat akkor kezdődik, amikor időt szán arra, hogy rangsorolja a teendők listáját. Számozza meg őket fontossági sorrendben.

Személyes célok kitűzésének elmulasztása
Ahogy haladsz a személyes utadon, meg kell tervezned a célodat és azt, hogy mikor tarts pihenőszüneteket.

A személyes célok kitűzése nagyon fontos. Segít abban, hogy fókuszált maradj, és ad egy jövőképet, ami felé dolgozhatsz.

Ha tudja, hogy hová utazik, jobban be tudja osztani az idejét és a “gyorsítás” vagy “lassítás” lehetőségeit. Amikor a figyelemelterelés kitérőre viszi, a céljai segítenek visszatalálni a helyes útra.

A prioritások felállításának elmulasztása
Keserű tapasztalatból tudom, milyen nehéz pillanatnyilag dönteni a dolgok fontosságáról. Azonban döntő fontosságú, hogy megtaláljuk ezt az önuralmat, és ott és akkor döntsünk.

Mindig tegye fel magának a kérdést: “Mi lesz a legnagyobb, azonnali hatással a praxisra, ha most nem foglalkozunk vele?”.

A zavaró tényezők nem kezelése
Ahhoz, hogy uralni tudja a napját, kezdetben némi szervezést és minden erőfeszítést meg kell tennie a figyelemelterelések minimalizálása érdekében.

Kapcsolja ki egy időre a telefonját, és kérje meg a recepciót, hogy rögzítsék a bejövő üzeneteket. Vagy tegyen ki egy “Ne zavarjanak 13 óráig” táblát az irodája ajtajára.

Ezután a délelőtt folyamán pihenhet, és az elvégzendő feladatokra koncentrálhat.

Halogatás
Amikor ahelyett, hogy nekilátna a feladatoknak, inkább halogatja őket, bűntudata támad, és megpróbálja igazolni magának, hogy miért halogatja. Ez egy ördögi kör, mivel minél tovább halogatja, annál nehezebb lesz végül belekezdeni.

Ezután minden utoléri Önt, és nagy valószínűséggel lemarad azokról a fontos határidőkről.

Túl sok mindent vállal
A fogorvosi praxisomban kemény leckét tanultam abból, hogy túl gyakran mondtam igent.

Ahelyett, hogy segítettem volna a csapatomnak, “tehetetlenné” tettem őket! A nap minden percében jöttek hozzám, és arra kértek, hogy tegyek meg helyettük dolgokat, mivel “megpróbálták, de nem tudták megcsinálni”. A postaládám egyre csak gyarapodott, miközben a munkaterhelésük egyre csökkent!

Tanuljon meg ma nemet mondani, de “igen, szerdán elintézem”.

Az “elfoglaltságban” való gyarapodás
Vannak emberek, mint én is, akiket valósággal felpezsdít az elfoglaltság. A probléma az, hogy felismertem, hogy az “elfoglaltság függősége” ritkán jelenti azt, hogy hatékony vagyok, és nagyon stresszes tudok lenni.

Gyakran észre sem veszem, hogy mennyire stresszes vagyok, amíg valami olyan triviális dolog, mint például a szennyestartó túlcsordulása otthon (miközben három másik ember is van a házban, aki be tudná tenni a mosást), ki nem borítja a bilit.

Multitasking
Az igazság az, hogy a munkák elvégzése 20-40%-kal több időt vesz igénybe, ha multitaskingot végzel.

Végezze a feladatokat logikus sorrendben, és ezzel végső soron időt takarít meg magának, és sokkal jobb munkát végez.

Nem tart szüneteket
Az embereknek szükségük van szünetekre, hogy felélénküljenek és újrafókuszálják az energiájukat.

Ne utasítsa el a szüneteket “időpocsékolásként”. Értékes pihenőidőt biztosítanak, amelyben “újraindulhat”.

Fontolja meg, hogy elmegy egy gyors sétára, megiszik egy csésze kávét, vagy egyszerűen csak meditál az íróasztalánál. Ügyeljen arra, hogy jól megebédeljen, és egyen rendesen. Az emberek sem tudnak “üres tankkal” dolgozni.

A feladatok nem ütemezése
Mindannyiunknak különböző a bioórája és a nap különböző időpontjai, amikor koncentráltabbnak és energikusabbnak érezzük magunkat. A lehető legjobban kihasználhatja az idejét, ha a nap “csúcsidejében” foglalkozik a kiemelt fontosságú feladatokkal, a kevésbé fontosakkal pedig a “pihenőidőben”.