Praxismenedzsment szerepe egy sikeres rendelő életében

Cikksorozatom első részében a praxismenedzsment jelentőségét, alapvető funkcióit, a menedzser feladatait, kötelezettségeit és a sikerhez vezető útban betöltött szerepét fogom kifejteni. Teszem mindezt azzal a céllal, hogy röviddel a járvány után már mindenki ezen információk birtokában hozhassa meg döntéseit, alakíthassa át a praxisát, folytathassa zavartalanul tevékenységét.

Szerencsésnek mondhatom magam, mivel a rendelők életében én mindig külsősként jelenek meg, így objektíven, viszonylag rövid időn belül fel tudom mérni a praxis jelenlegi állapotát, és hatékonyan tudom segíteni a szükséges területek fejlesztését, adott esetben új folyamatok kialakítását. Ezekből pedig az utóbbi időben akad bőven a praxisok életében. Mindez új feladat és új helyzet elé állítja őket, melyet már nem lehet “egykezes” irányítással sikeresen véghez vinni.

Minden olyan rendelőnek, ahol több szék működik, ezáltal több alkalmazott is dolgozik, elengedhetetlen egy mindezen területeket és folyamatokat összefogó és koordináló személy jelenléte. Sebtében jegyzem meg, hogy ez a személy és feladatai nem keverendő össze a vezető fogorvossal, akinek elsősorban a szakmai irányítás a feladata, és nem lehet egy kalap alá venni a vezető asszisztenssel sem, akinek szintén szakmai irányítással kapcsolatos teendői vannak. És mindezeken túlmenően a recepció vezetőjével sem vonhatjuk össze ezt a pozíciót, hacsak nem akarunk többet kipréselni egy kollégából, mint amire képes és hajlandó, és amivel terhelhető. A recepción dolgozó kollégák és feladatok felügyelése, koordinálása és támogatása legalább akkora szeletet ölel fel a torta egészéből, mint a vezető orvosé vagy asszisztensé. Szóval a praxismenedzsment egy mindezekkel szorosan együttműködő, mégis elkülönülő terület, melyet önállóan kell kezelni, mert csak így működhet sikeresen, ami egyben a rendelő sikerét is eredményezi.  

A praxismenedzsment kialakítására több lehetőség is nyitva áll az egyes rendelők számára. Vagy saját menedzsert vesz föl, és teljes munkaidőben alkalmazza, vagy külsős szakember segítségét veszi igénybe. Hogy melyik mellett dönt, azt nagyon sok tényező befolyásolja, ezért ennek eldöntésénél célszerű egy szakember segítségét kérni. Az Ő segítségével egy kisebb átvilágítást kell végezni, mely egyben rámutathat esetleges folyamatbeli hibákra, hiányosságokra, továbbá ezen eljárás végeztével egyértelmű válasz fog születni arra vonatkozóan, hogy a rendelő számára melyik verzió jelenti a leghatékonyabb megoldást.

Bár jómagam külsősként veszek részt a rendelőkkel való együttműködésben, de azt gondolom két dolog mindkét alkalmazási formánál alapvető értékrend kell legyen egy praxismenedzsernél. A rendelőknél szükséges feladatok elvégzésénél, folyamatok kialakításánál legjobb tudása szerint kell eljárnia, és annak gyakorlati megvalósításában tevékenyen részt kell vennie.

A mai gyorsan változó jogi és gazdasági környezet megköveteli azt, hogy tevékenyen segítsük a rendelők életét. Messzemenőkig kevés segítség egy rendelő számára, ha a felmérést követően kézhez kap egy vaskos tanulmányt és javaslat listát. Ezen listán szereplő pontok, megvalósítandó feladatok egy részével a rendelők a felméréstől függetlenül tisztában vannak, viszont a megvalósításuk nem véletlenül nem történt meg eddig. Ezen teendők kivitelezése eddig is akadályokba ütközött, mely akadály adódhat pusztán időhiányból, de az esetek jelentős részében a szakmai kompetencia hiányáról van szó. Ezt a szakmai űrt kell kitöltenie a praxismenedzsernek.

Ezen személy  feladatai, tennivalói szerteágazóak lehetnek, de azt előljáróban szeretném megjegyezni, hogy egyazon kollégára nem lehet minden feladatot rátolni.  Vagyis nem írhat szerződést, nem készíthet honlapot, nem könyvelhet, viszont felügyelheti és koordinálhatja ezeket. De vegyük szépen sorjába, hogy miben is tud hatékonyan részt venni egy praxismenedzser. A teljesség igénye nélkül igyekszem sorra venni valamennyit, természetesen a fontossági sorrendet a rendelő helyzete határozza meg. 

Első és talán legfontosabb feladat – hiszen ennek eredményeként határozhatóak meg a teendők – a rendelő folyamatainak, rendszereinek felmérése. Értem ezalatt a pénzügyi, gazdasági, hatósági, humánügyi, jogi, marketing és informatikai folyamatok és rendszerek feltérképezését. Az átfogó kép megalkotását követően a feltárt hiányosságoknak függvényében kell meghatározni a feladatokat, annak felelősét és határidőket rendelni hozzájuk. Az egyes területeken elvégzendő feladatokról röviden egy – két gondolat, melyek részletesen a cikksorozat további részeiben lesznek kibontva.

Pénzügyi feladatok között kulcsfontosságú kialakítani egy olyan rendszert, amely naprakészen mutatja a vállalkozás bevételeit és kiadásait költséghelyenként. Vagyis ha a rendelő tulajdonosa kíváncsi arra, hogy május hónapban mennyi volt az anyagköltsége, bérköltsége, postaköltsége vagy mennyit költött tisztítószerekre, biztosításra, akkor ezt az adatot forintra pontosan prezentálni tudjuk felé két percen belül. Ezzel egy olyan pénzügyi kontroll kerül a tulajdonos kezébe, melynek segítségével akár komoly költségcsökkentés érhető el. Ennek eredményeként a praxis tartalékot képezhet nehezebb időszakokra vagy akár komoly fejlesztések alapjait teremtheti meg. 

A pénzügyhöz szorosan kapcsolódó gazdasági fejezet legfontosabb része a könyvelésügy rendezetté tétele. Számlák pontos kiállítása, felvezetése, könyvelésre juttatása, a könyvelővel való rendszeres konzultáció a vállalkozás eredményessége érdekében. 

Hatósági teendők alatt a törvényi szabályozások kialakítását és betartását kell értenünk, melyből az utóbbi időben bőven kijutott az egészségügyi praxisoknak, ha csak másra nem gondolunk, mint az EESZT rendszerének és az on-line számlázásnak a bevezetése. Ezek időben történő, pontos bevezetése, a kollégák felé történő kommunikálása és elsajátításuk betanítása egy viszonylag időigényes teendő, de elengedhetetlen. Ha a kezdeteknél kellő időt biztosítunk erre, akkor az hosszútávon meghálálja magát. 

Humánügyi rész esetében mindenképpen szükséges áttekinteni a kollégák foglalkoztatási formájához kapcsolódó dokumentumokat (munkaszerződés, munkaköri leírás, közreműködői szerződés), tekintettel a folyamatosan változó, szigorú jogszabályok betartására.

A marketing feladatok legfontosabbika a folyamatos on-line jelenlét kialakítása és fenntartása. Az én javaslatom a partner praxisaim felé az volt az elmúlt időszakban, hogy a pandémia alatt is amennyire csak lehetséges tartsák fenn az on-line jelenlétet, mert ez erősíti a praxis stabil jelenlétét a piacon. Az átgondoltan felépített marketing igen sok pácienst hozhat a rendelőnek. Ez a terület kiemelten fontos szerepet kell, hogy kapjon az elkövetkezendő időszakban, amikor is a piac egy igen jelentős átalakulása figyelhető majd meg, mely filmnek az első kockái már pörögnek.

A jogi terület teendői  a meglévő együttműködési szerződések felülvizsgálatát, esetleges hiány esetén kialakítását kell értenünk. Ez igen széles spektrumot ölelhet fel, értve ezalatt a munka-, közreműködői-, beszállítói-, bérleti-, jogdíj szerződéseket. Ezen résznél jogi szakember igénybevétele elengedhetetlen, s ha egy mód van rá az adott területre szakosodott ügyvédet ajánlatos választani.

Informatikai modulnál hárul talán az egyik legnehezebb feladat a rendelőre. Kiválasztani egy olyan programot, amely minden tekintetben megfelel a jogszabályi előírásoknak, kellően támogatja a rendelői tevékenységet, elsajátítása könnyű a felhasználóbarát kialakítás miatt. Fontos szem előtt tartani, hogy nem informatikusok fogják használni, és a rendelő napi, zavartalan működését biztosítani kell, a rendszer bevezetése miatti hosszú kiesés nem megengedhető.

A fönt, röviden említett egyes fejezetek részletes kibontásával igyekszem segíteni a praxisok döntési folyamatait. Az ezekhez kapcsolódó írások rövidesen elérhetőek lesznek.  

Korpai Erika