Mire jó egy praxismenedzser?

Mi kell egy működő fogorvosi rendelőhöz?

Először is közelítsük meg a kérdést jogi szempontból. Ahhoz, hogy működési engedélyt kapjon egy egészségügyi szolgáltató, egyéb „apróságok mellett” a tevékenységhez szükséges tárgyi- és személyi feltételeket kell tudnia teljesíteni. Szükségünk lesz kezelőegységekre, szakmától függően pedig mindenféle berendezésekre, gépekre, kéziműszerekre. A személyi feltétel minden fogorvosi szakma esetén: 1 fő fogorvos / fogszakorvos és 1 fő fogászati asszisztens. Ezzel a működés a az egyéb kis finomhangolásoktól most nagyvonalúan eltekintünk, a rendelő tulajdonképpen működhet.

Mi kell egy jól működő fogorvosi rendelőhöz?

A rendelőnkhöz persze ambíciók is társulhatnak, például:

„Szeretném, ha nálunk dolgozna a legjobb parodontológus team”
„Szeretném, ha nekünk lennének a legjobb Google-értékeléseink”
„Szeretném, ha 5 éven belül 2 új kezelőegységet is beindíthatnánk”
„Szeretnék a megye legnépszerűbb Invisalign orvosa lenni”

Ebben az esetben a törvényi minimumnál többre lesz szükség. Célokat kell kijelölnöd megfelelő, reálisan meghatározott mérföldkövekkel. Pontosan tisztában kell lenned a pénzügyeiddel, a lehetőségeiddel és az igényeiddel. Ismerned kell az asszertív, erőszakmentes vezetői kommunikáció alapjait. Tisztában kell lenned a jogi és gazdasági környezettel, amelyben tevékenykedsz. Jól működő rendszerekkel kell rendelkezned az összes operatív folyamat tekintetében. Monitoroznod kell a pácienseid és a munkatársaid elégedettségét. Folyamatosan jelen kell lenned az online térben. Jó szakmai kapcsolatokat kell ápolnod. Rendelkezned kell a beszállító- és egyéb partnerek megbízható network-jével. Jól kell tudnod tervezni, dönteni és konfliktust kezelni. Meetingeket tartani. Táblázatokat vezetni. Kommunikálni.

…És a pácienseket mindez alatt ki fogja ellátni? Ki fog elmenni helyetted a szakmai továbbképzésekre? Ki fog kezelési tervet írni, vagy felhívni a műtéten átesett pácienst a hogyléte felől érdeklődve?

Egy friss tanulság

Nemrégiben a végére értünk egy 3 hónapos projektnek egy imádnivaló Pest megyei rendelőben. Amikor a rendelő szakorvos tulajdonosával, még az augusztusi melegben először leültünk tárgyalni,
megkérdeztem, mit vár tőlünk, milyennek képzeli el a rendelőjét a projekt végén? A válasza egyértelmű volt: szeretné, ha növekedhetne a rendelő forgalma, ugyanakkor nem szeretne többet dolgozni. Sőt. Kevesebbet szeretne. Sokkal kevesebbet.

A projekt lezárásakor újra összeültünk, és megkérdeztük, hogyan élte meg az elmúlt időszakot, tapasztalt-e változást. A válasz egy mosoly volt és egy rövid mondat: „Már most sokkal kevesebbet csörög a telefonom”.

És hogy mi történt a két időpillanat között eltelt 3 hónapban? Nagyon röviden összefoglalva: a rendelő gazdagabb lett egy praxismenedzserrel. Alaposan megvizsgáltunk minden munkafolyamatot,
beleértve pénzügyeket, hatósági megfeleléseket, adminisztrációt, csapaton belüli információáramlást, vezetői kommunikációt, értékesítési és recepciós folyamatokat. A tulajdonos kezében csak a végső és legfontosabb döntések maradtak, minden egyebet egy arra alkalmas és motivált csapattag kezében egyesítettünk, aki a feladatot magáénak érzi és szükség szerint delegálhatja az egyes részfolyamatokat a kollégái között.

Amikre érdemes figyelni

A praxismenedzser ideális esetben a rendelőtulajdonos „legjobb barátja”. Hibákba azonban bele lehet esni. Ha tehát azon gondolkodsz, hogy felveszel vagy kinevezel egy rendelővezetőt, nem árt, ha ezeket figyelembe veszed.

Személyi legitimáció: ha történetesen a csapatod legszorgalmasabb és legokosabb tagja egy elviselhetetlen hárpia, akitől mindenki tart, és aki miatt már eddig is 3-an mondtak fel, nem
biztos, hogy jó ötlet vezetői pozícióba helyezned.
Mindig, minden szervezet esetében nagy változás egy középvezetői szint kialakítása. Teljesen természetes, ha az elején általános ellenállást vagy értetlenséget tapasztalsz.
Ha meghoztad a döntést a leendő praxismenedzsered személyéről, a döntésedet kötelezően kommunikálnod kell a csapattal. Bármennyire tehetséges is az illető ebben a szerepkörben, a kezdeti időszakban a legitimációja kizárólag Tőled származik. Fenntartania természetesen már neki magának kell.
Folyamatosan kommunikálnotok kell. Ha csak havonta, akkor havonta, ha hetente, akkor hetente. Az ő munkájának is ez ad keretet, számodra pedig ő lesz a leghitelesebb csatorna a rendelőn belüli jó- és rossz hírekhez.
Pontosan tisztázzátok a felelősségi köröket és azok határait. Ha az egyik hónapban azért leteremted le, mert túllépte a hatáskörét, a másikban pedig azért, mert nem elég önálló, a munkakörének a céljai alól rántod ki a leplet.
A praxismenedzser nem feltétlenül egy vegytiszta munkakör. Gyakran pácienskoordinátori, vagy asszisztensi szerepkörrel társul. Ennek a modellnek az előnye, hogy ők jól átlátják az egyes operatív folyamatokat, hátránya pedig, hogy igen könnyen megragadnak a „békaperspektívában”.
Az elején nem lesz kevesebb a munkád attól, ha van praxismenedzsered, legalábbis nagyon kevés ilyen példát láttam. Sőt, az első hetek, akár hónapok még megterhelőbbek is lehetnek számodra. Ha ez a helyzet, ne add fel! Ha az elején elég energiát fordítasz arra, hogy az új praxisvezetőd számára átadd a tudásod, a tapasztalatod, hogy közösen kialakítsátok a rendszereket, ez garantáltan meg fog térülni a jövőben – többszörösen!

Tekintsd tehát át, hogy mik a rendelőd ambíciói, mire lesz szükséged ezek eléréséhez, és ha nem tudsz ezek közül mindent ellátni, ne érezd rosszul magad, ehhez jóformán szuperhumán lénnyé
kellene válnod. Gondolkodj el azon, hogy kire tudnád átruházni a jobb kezed szerepét. Ha jól csinálod, a rendelőd nem fogja megbánni.

Máté Zoltán
Dental Menedzser