2020 sok fontos dologra tanította meg a fogászatokat. De talán egy tanulság sem volt olyan húsbavájó, mint a pénzügyekkel szembesülni. A rendelő pénzügyeinek folyamatos szemmel tartása, költségeink és bevételeink kontrollja, mindezek tervezése és a megfelelő következtetések levonása nem luxus, hanem a cégirányítás alapköve.
Rengeteg fogorvosi rendelő egyáltalán nincs tisztában a pénzügyeivel. Sokszor még olyan alapvető számokat sem ismernek a rendelőtulajdonosok, mint a teljes bevétel, vagy a profit összege, ennek megfelelően az sem ritka, hogy nem tudjuk, pozitív vagy negatív-e a mérleg az év végén. Ez pedig elképesztően nagy stresszt tesz a válladra. Ha a következő év folyamán nyugodtan szeretnél aludni éjszakánként, szánd rá az időt, hogy a 2021-es éved pénzügyileg is megtervezd. Mely költségeiden tudsz kurtítani viszonylag fájdalommentesen? Megfelelőek az áraid a megváltozott feltételrendszer közepette is? Milyen feltételek teljesülése esetén tudsz még egy embert felvenni? Mikor engedheted meg magadnak, hogy megvedd az új röntgent? Ha felkészülsz a válaszokkal és ezeknek megfelelően tervezed meg az évet, biztosan nyugodtabban fogsz aludni éjszakánként, és a váratlan élethelyzeteket is sokkal könnyebben fogod tudni kezelni, mint tervezés nélkül.
- Számold ki a fix humán költségeidet!
A legelső kérdés, amit fel kell tegyél magadnak az, hogy mi az az összeg, amiért számodra megéri vállalni a munkát, a kockázatot és a stresszt, ami a cégvezetéssel jár? Itt a saját, személyes jövedelmedre gondolj, amit valamilyen formában ki tudsz venni a cégedből. Ha ezt az összeget meg tudod teremteni a saját magad számára, akkor fogod tudni a vállalkozásod miatt rád nehezedő nyomást a legkönnyebben elviselni, ekkor a legkisebb a valószínűsége, hogy elveszted a motivációdat. Ha meghatároztad ezt az összeget, utána lépj tovább! Gondold végig, hogy kikkel szeretnél együtt dolgozni, és add hozzá az ő jövedelmüket is járulékokkal együtt, így megkapod a fix humán költségedet.
- Számold ki a rendszeres költségeidet!
A rezsiköltségek, hitelek, bérleti díjak, mellett gondolj a szerződött partnereidre, akiknek havonta többé-kevésbé ugyanannyit fizetsz. Könyvelés, takarítás, tanácsadás, marketingszolgáltatások, hirdetési felületek díjai vagy a szoftvered költsége mind-mind ide tartozhat. Fontos, hogy a költségeidet havi szintre bontva lásd, ezért ha valamit, például egy felelősségbiztosítás díját félévente kell fizetned, akkor az esedékesség hónapjához vezesd fel ezt az összeget.
- Számold ki a termelésarányos változó költségeidet!
Bizonyos kiadásaid összege arányos a bevételeiddel. Tipikusan a közreműködő fogorvosok jutaléka, a betegközvetítők jutaléka, az anyag- és laborköltség esnek ebbe a kategóriába. Itt természetesen pontos összegekkel nem tudunk kalkulálni, de alapul vehetjük az elmúlt hónapok átlagait. Már csak ezért sem árt majd 2021-ben minden bejövő számlát megfelelően rendszerezni! Ez jó alkalom az anyagköltségeink felülvizsgálatára, ugyanis a változó költségek közül ez az, amelyiken a leginkább tudunk alakítani.
- Tervezd meg a bevételed!
Ha összesítetted a kiadásokat, megkapod azt a számot, amelyet, ha bevételként meg tudtok termelni, akkor már nullán van a rendelő, Te magad pedig megkerested azt a pénzt, amelyet magadnak meghatároztál. Itt az ideje a figyelmünket a profit felé fordítani. Ez a feladatnak a leginkább embert próbáló része, hiszen itt egy kicsit játszani kell a számokkal. Szükséged lehet az elmúlt hónapok statisztikáira (egy jó fogászati szoftver hatalmas segítség ebben), és figyelembe kell venned azt is, hogy hogyan változik a munkaóráitok, műszakjaitok száma az új évben. Emellett pedig, hogy ne legyen egyszerű a dolgunk, az egyes orvosok igen eltérő munkatempóban dolgoznak, és más-más értékű kezeléseket végeznek. A legjobban akkor teszed tervezhetővé a bevételed, ha meghatározol óránkénti bevétel célszámokat, akár orvosonként. Nézd meg, hogy a célszámokkal (ne feledd korrigálni az előző lépésben még csak becsült százalékos költségeidet!) milyen eredményt tudsz elérni. Ha szükséges, a célszámok, a műszakok, és az adott műszakszám mellett elvégezhető kezelések függvényében felül tudod vizsgálni a jelenlegi áraidat. A megemelkedett anyagköltségek mellett nem meglepő, ha emelned kell rajtuk.
Végül pedig ne feledd! Minden tényező közül, amit felsoroltunk, a legnagyobb hatásod a bevételedre van. A jó szervezés, a célok tudatosítása, a magas minőségű szolgáltatás nyújtása és az első osztályú kommunikáció kizárólag rajtad múlik!
Máté Zoltán
